noviembre2010

El lugar de trabajo es importante, ¿cómo mantenerlo?

Todo empresari@ debe tener en cuenta que su lugar de trabajo, y el de las personas que tiene a su cargo, no solo debe ser un espacio que vele por la funcionalidad sino también por el confort, la apariencia y algunos otros detalles que se han de cuidar.

Si consideramos que la mayoría de las personas pasamos más tiempo en el trabajo que en nuestra propia casa (sí, su caso no es extraordinario), disponer de un espacio en que las cosas tengan un orden y una apariencia adecuada lo hace menos ingrato.

Y no solo usted y sus empleados lo agradecerán: los clientes percibirán un clima que les transmitirá confianza y buen hacer y eso es determinante, tanto para ganar la confianza de quien nos visite como para demostrar que en casa del herrero el cuchillo es de metal.

Los aspectos fundamentales a tener en cuenta, a la hora de disponer la distribución de un área de trabajo son:

  • - Electricidad. Tanto la ubicación de enchufes como la iluminación deben ser considerados. El rendimiento general se puede ver afectado por una mala disposición de estos elementos que pueden entorpecer el trabajo o impedir realizarlo adecuadamente.

  • - Mobiliario. El diseño del mobiliario debe cumplir con las exigencias del negocio a desarrollar, eso es incuestionable, pero en lo referente al puesto de trabajo, este deberá disponer de una dimensión suficiente, que permita movimientos y posturas adecuadas y orientarse de manera que se permita la movilidad que el puesto precise.

  • - Temperatura. La temperatura que se considera ideal para trabajar es 24o. En muchos puestos, en especial cuando la exposición es al exterior esto no es un factor que se pueda controlar por lo que el trabajador deberá de contar con la ropa y medios suficientes para desempeñar su trabajo en condiciones en que su temperatura corporal sea la más idónea.

Consejos para mantener en orden el puesto de trabajo

Es corriente que la gente, empresarios y trabajadores, no se den cuenta del tiempo y la productividad que pierden por no disponer de un espacio de trabajo ordenado y organizado eficazmente. Pero no son pocos los estudios que ratifican la afirmación de que el orden es el 50% del trabajo bien hecho.

A continuación, algunos de los aspectos a tener en cuenta:

  • - Las cosas han de devolverse a su sitio tras utilizarlas. Sí, una tarea tan sencilla como esa ayuda a que cuando vayamos a buscar de nuevo el archivo, la herramienta, lo que precisemos, lo encontremos en su lugar y no se produzcan pérdidas de tiempo. No nos tomará más de unos segundos y, sin embargo, nos ahorra minutos y hasta horas.

  • - La ubicación de las herramientas en un taller o las carpetas en una oficina deben tener un orden preciso, que no dé lugar a dudas. Y su ubicación se debe configurar de modo que las más utilizadas estén en lugares accesibles y visibles y las menos, localizables pero en un segundo plano.

  • - En las mesas de trabajo solo deben estar las cosas que se van a utilizar. Otros papeles o útiles distraen e impiden trabajar con la atención debida.

  • - Se deben evitar los objetos personales en los escritorios. Fotografías o adornos entorpecen el trabajo.

Y muy importante:

Como norma, debemos tener siempre una lista de tareas que habrán de ser seleccionadas por grado de importancia y de urgencia. No la tenga a la vista sino guardada y solo al finalizar una tarea revísela y actualícela.

Enfrentarnos a algo que nos resulta tedioso puede ser sombrío, sí, pero dejarlo sabiendo que nos habremos de enfrentar tarde o temprano a resolverlo es mucho peor. No le falta razón a nuestro refranero en el que se dice “no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”. Eso sí, con pautas:

  • - Cuando se inicia un trabajo se prevé la duración que nos va a llevar. Si no disponemos de tiempo, hagamos otra tarea que nos ocupe del que disponemos. Una vez hemos concluido, volvemos al inicio y empezamos con lo siguiente. Este proceso se conoce en la terminología anglosajona como "GTD", siglas de Getting Things Done (finalizar lo que se empieza).

  • - Dejar cosas sin terminar nos impide enfrentarnos a un nuevo asunto con facultades plenas y acometer algo sin saber si tendremos tiempo de terminarlo, nos estresa y nos embota.