Es generalizado el agobiarse ante la acumulación de tareas y verse incapaz de acometer todas ellas en el tiempo de que se dispone. Por ello, por una cuestión de eficacia productiva y por razones obvias de compatibilidad de la vida laboral y la profesional, debemos ser organizados. Esta es la premisa que debemos asumir para lograr una optimización de nuestra productividad.
Las obligaciones laborales y personales se acumulan en nuestra agenda como un tremendo conjunto de intenciones mal estructurado y absolutamente desorganizado. Destinamos mucho tiempo a asuntos triviales que podrían ser resueltos en apenas unos minutos mientras a tareas que precisarían una mayor atención tan solo les damos espacios comprimidos en los que debemos realizarlas sin la atención que merecen.
Pero todo esto tiene solución, sí, y vamos a tratar en este artículo de dar unas pautas fundamentales que le van a ayudar.
¿Por qué me atasco cuando tengo tantas cosas en la cabeza?
Hay varias respuestas a esta pregunta pero la principal es que su embotamiento degenera en mayor acumulación de trabajo y al final en ineficacia. Y esto se debe a que no ha establecido sus tareas, ni sabe qué resultado desea, ni tiene definidas las medidas que debe adoptar y, lo que es aún peor, ni sabe ni se acuerda de todo lo que tiene pendiente y le van manando las cosas como si de un manantial inagotable se tratara.
¿Como puedo entonces identificar y establecer las tareas y compromisos que tengo en mi mente y que me impiden trabajar eficazmente?
La primera cuestión que debe hacer es ponerse manos a la obra, de manera seria y pausada, tomando notas sobre este artículo. El hecho de leerlo deprisa y corriendo porque no tiene tiempo es el primer síntoma de que ni quiere ni puede sacar el máximo partido a su tiempo.
La mente tiene limitaciones y la acumulación de compromisos, de tareas, es lo primero que va a evitar que su tiempo sea empleado de un modo eficaz. Por tanto, lo primero que debe hacer es empezar por vaciar su cabeza para poder tener una visión exterior de la situación y acometer lo que debe y cómo debe. Para sacar las cosas y tenerlas en el escaparate de nuestras opciones deberá empezar a escribirlas. Plásmelas en un papel y verá que solo este ejercicio le va a permitir tener una idea clara de que su atasco se debe más a la acumulación desordenada en su mente que al exceso de tareas. Eso sí, trate de poner todo: desde lo que más le fastidia tener que encargarse, y a lo que no tendrá más remedio que enfrentarse, a las situaciones que tendrá que acometer con mayor o menor medida de desasosiego y hasta a sus deseadas vacaciones. Tómese su tiempo.
Ahora ya ha escrito todo cuanto le preocupa, sin límites, de lo personal a lo profesional, de lo complejo a lo simple, de lo seguro a lo improbable.
Lo siguiente que deberá hacer será establecer para cada una de las cuestiones que ha relacionado anteriormente, como le gustaría que se resolvieran. No se trata de escribir la solución sino de la manera en la que desea que se resuelva. Simplemente.
En tercer lugar, analice cada situación de las que ha planteado con el objetivo que tiene para cada una de ellas y establezca qué acción considera debe llevar a cabo para lograr el fin que persigue, para que la situación mejore, para que el problema se resuelva.
Pues bien, lo que acaba de hacer es una cosa tan simple como vaciar su mente y exponerse a usted mism@, de una forma clara y objetiva, qué es el primer paso hacia una organización eficiente. Enhorabuena.
¿Establecemos las prioridades?
Esta es la siguiente parte que solo usted puede determinar. Qué es apremiante y que es trivial, qué le va a emplear unos recursos para los que necesitará más o menos concentración o dedicación y qué es lo que se puede resolver sencillamente. Es decir, indíquese en su lista la graduación de la urgencia y de la complejidad. Sin engañarse. No deje que lo que más le cueste sea lo último a lo que va a ponerse y coja su lista de tareas para ponerles valores en función de lo dicho anteriormente. Por último, fíjeles tiempo, sin agobios, con holgura.
Las interrupciones, el peor enemigo
La cantidad de tiempo que requiere el sacar adelante un propósito viene determinado la mayor parte de las veces, y sobre todo en casos de desorganización, por la cantidad de veces que nos interrumpimos en el desarrollo del mismo. Por ello, cuando se enfrente a un asunto que le exija un tiempo largo, dedíquele un espacio de tiempo acorde a la necesidad que le va a demandar. No mezcle tareas ni asuntos. Puestos en una tarea, termínela hasta donde se haya propuesto, hasta donde su parte quede resuelta. No se guíe por impulsos, por conexiones que le desvíen de lo que es verdaderamente la tarea que se ha propuesto finalizar y acábela.
La agenda
En la agenda han de apuntarse las acciones que han de ocurrir un día y a una hora específicas. No se imponga compromisos imposibles pues son eso, imposibles. Del mismo modo que usted comprende que la gente con la que trabaja muchas veces no se puede adaptar a lo que para usted sería lo ideal, las personas con las que trate habrán de comprender que usted tiene su tiempo limitado.
La agenda es un terreno sacro: lo que se escribe ha de hacerse.
La revisión
Diaria, semanal, mensual y anualmente deberá verificar el estado de su lista. No abandone al azar las cosas, ni ceda en su objetivo de controlar su vida y sus acciones.
¿En quién delegar?
Atendiendo a que las personas que conformen su organización o su departamento son las adecuadas, la primera tarea será analizar los puntos fuertes y débiles de cada una de ellas. La coordinación de los conocimientos de todos puede suponer complementarse y suplir las deficiencias que incluso usted puede tener. Para ello, examine, forme, aleccione y debata con el personal a su cargo cuanto afecte a las actividades de la empresa, admitiendo y desarrollando limitaciones y potencialidades.
Requisitos de los objetivos
Evaluación de la rentabilidad y en base a ella, determinar la prioridad
Haga un cuadro en el que exprese en las columnas el grado de rentabilidad, la acción, la prioridad y la dificultad. Rellenando los espacios determinará qué es lo verdaderamente importante y qué puede, siéndolo, hacerlo de inmediato y con qué rentabilidad. El cuadro marcará su rumbo y lo que, según su criterio, debe ser acometido antes o después.
Consejos
Y por último, no se resista al cambio: crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones permitirá hacer posibles sus objetivos y metas.
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