Para la mayoría de las empresas, ya estén en fase de crecimiento o en situación de mantenimiento de una situación que, en momentos de crisis como la que vivimos, no resulta tarea fácil, resulta primordial el optimizar todos sus recursos al máximo al fin de obtener el adecuado rendimiento de sus distintos ámbitos estructurales.
Actuar a ciegas, sin una dirección, sin un propósito claro, es el primer obstáculo que toda organización debe evitar para no caer en la temible situación de los números rojos.
En este consejo de abril, tenemos como objetivo dar algunas pautas sobre como optimizar todos los recursos de la empresa, para lo cual explicaremos qué definimos por recursos y sus clases.
Son bienes, denominados como tangibles, con los que cuenta la empresa para poder desarrollar su actividad. Se trata de los siguientes:
¿Alquiler o propiedad? El arrendamiento es una opción que permite cambiar rápidamente en función de la evolución de la actividad. La propiedad, sin tener esa ventaja, permite constituir una base sólida sobre la que establecer el negocio.
Indispensables para la actividad y el sector que sea. De estos recursos dependen todos los demás pero las decisiones sobre ellos tienen consecuencias imprevisibles. Veámoslas:
Salarios: una política salarial de costes elevados que mantenga incentivado al personal puede conllevar a) costes que impidan ser competitivos; b) constituir pasivos laborales (derechos por indemnizaciones) elevados que dificulten reducciones de plantilla en épocas de baja actividad.
Formación: tiene un coste pero resulta necesario. Seleccionar dentro del organigrama quienes sí deben formarse, asumiendo el precio que ello pueda suponer y asumiendo que mañana pueden ser nuestra competencia, es la decisión.
Ambiente de trabajo: en muchas ocasiones las personas prefieren un trabajo cerca de su domicilio, proyección en la empresa, buenas condiciones de trabajo y flexibilidad. Todo ello son aspectos que se han de cuidar, tanto al seleccionar como al pretender mantener a las personas que interesan.
Seguridad: es un factor determinante para que las personas se impliquen y den todo de sí pues la seguridad de su mantener su puesto, la tranquilidad de un futuro seguro, no les distrae ni les hace plantearse cambios.
Resultan una inversión más a considerar y, por tanto, la decisión sobre apoyarse en este pilar es determinante.
El uso de nuevas tecnologías, de maquinaria desarrollada específicamente para las tareas que se pretenden, la posibilidad de incorporar sistemas de medición y control de procesos, etc. es importante. Lo que debe determinar si es conveniente acudir a este recurso, y en qué grado, es la tasa de retorno que de esta inversión vayamos a tener. Una máquina puede hacer el trabajo de varias personas pero habrán de analizarse los costes de una y otra opción antes de resolver cual es la opción adecuada.
Dotar a la empresa de medios de medición que contribuyan a la optimización en la toma de decisiones mediante sistemas que permitan conocer las necesidades del mercado, la satisfacción del cliente o hasta el tiempo que se dedica a cada cliente, será una herramienta de gran valor para lograr información, elemento indispensable para una gerencia efectiva.
Son la base de todo proyecto, lo primero con que deberá contar cualquier empresa para poder llevar a buen fin sus propósitos y la que deberá sostener la estructura. Este recurso tiene dos vías de entrada en la empresa: externamente, cedido por terceros a cambio de una retribución que denominamos interés, o internamente, que son la inversión que se hace en la empresa y los que el propio funcionamiento va generando con el ahorro que se obtiene entre los ingresos que se producen y los gastos en que se incurre. Es obvio, aunque hay que señalarlo, que la segunda opción es la óptima pues la independencia de terceros evitará sorpresas y permitirá a la empresa obtener un rendimiento previsiblemente mayor debido al coste de la otra opción. Pero aunque este razonamiento resulta obvio, hemos de tener en cuenta que acudir a financiación externa, complicado en la situación actual, si disponemos de un proyecto que nos permita asumir los costes de una financiación ajena obteniendo un resultado con la que logremos un resultado mayor que el coste que nos suponga, además de otros factores (implantación, mejora de procesos, optimización de recursos, etc.) quizás no sea una mala decisión.
Por tanto, la necesidad de recursos financieros dependerá de una serie de decisiones que se han de tener claras antes de considerar qué opción es la buena.
No le vendrá mal dar un repaso recordatorio de las bases de su negocio antes de tomar decisiones con sus recursos. Hágalo.
Tener claros los objetivos de su empresa: Saber hacia dónde vamos y qué queremos lograr es fundamental para destinar los recursos necesarios y no gastar en exceso. Es importante establecer metas realistas que vayan de acuerdo a los ingresos y posibilidades de su negocio.
Establecerse plazos: Si los objetivos no se consiguen en el plazo previsto, habrán de estudiarse alternativas o cesar en el intento y abandonar antes de que las consecuencias sean peores.
Elaborar un presupuesto: Si la previsión de ingresos en una situación razonablemente pesimista no da beneficios, reorganícese. Si no gana, no merece la pena seguir adelante. Si la situación es la contraria, es decir, si la previsión es ingresar más que gastar, analice de nuevo el plan y busque donde ahorrar en gasto para tratar de modificar el plan y cambiar gasto por inversión.
Priorizar objetivos: La empresa es un ente en constante proceso evolutivo, en permanente fase de adaptación: competencia, nueva demanda, nuevas inquietudes de la clientela, novedades legislativas a las que adaptarse… todo esto, unido a las innumerables decisiones que se han de tomar, a lo que se conoce como el día a día, nos desvía muchas veces de nuestros objetivos. No lo haga. Priorice según la conveniencia y experimente lo imprescindible. La fidelidad a un proyecto, a una idea, contribuye a mantener viva la ilusión y el objeto de seguir adelante con lo que es su propósito. Nunca olvide o se dispersará y perderá el control de la dirección de su ideal.
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